Informacja dla Sygnalisty

Informacja dla sygnalisty

(art. 48 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów)

1. Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

Sygnalista może dokonać zgłoszenia pisemnie w następujący sposób:

1. 1. na adres poczty elektronicznej (e-mail) dedykowanej zgłoszeniom zewnętrznym: zgloszenia@sarnaki.pl 
   2. za pomocą poczty tradycyjnej lub poprzez osobiste dostarczenie pisma w zamkniętej kopercie na adres Urzędu Gminy Sarnaki, ul. Berka Joselewicza 3, 08-220 Sarnaki z dopiskiem na kopercie „sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne – nie otwierać przez osoby nieupoważnione”;

W celu sprawnego przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia przez pracownika upoważnionego do przyjęcia zgłoszenia i skutecznego podjęcia działań następczych zaleca się, aby zgłoszenie zawierało 
w szczególności:

1. 1. szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa w tym, kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa
   2. wskazanie osoby, która dokonała lub zamierza dokonać naruszenia prawa
   3. dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne)
   4. dane Sygnalisty, imię, nazwisko, dane kontaktowe do przesłania informacji zwrotnej.

Wzór formularza zgłoszenia zawiera Załącznik Nr 1 do Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych 
o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy Sarnaki.

2.    Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

Od momentu dokonania zgłoszenia sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych.

Warunkiem objęcia ochroną jest uzasadnienie/wykazanie kontekstu związanego z pracą oraz działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

3.    Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

Pracownik upoważniony dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego i jeśli ustali, że:

1. 1. zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze/dziedzinie należącym do zakresu działania Wójta Gminy Sarnaki przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje sygnalistę;
   2. zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń z zakresu działania Wójta Gminy Sarnaki - rozpatruje zgłoszenie w porozumieniu z innymi upoważnionymi pracownikami do obsługi zgłoszenia i podjęcia działań następczych.

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń z zakresu działania Wójta Gminy Sarnaki upoważniony pracownik:

1. 1. podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
   2. przekazuje sygnaliście, jeśli ten podał adres do kontaktu:

• • • a)  potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Wójt Gminy Stanisławów ma uzasadnione podstawy sądzić, 
      że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości sygnalisty,
    • b)  informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego,
    • c)  zaświadczenie (nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania wydania zaświadczenia), w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie,
    • d)  prośbę o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu.

W przypadku, gdy sygnalista sprzeciwi się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji, lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości - odstępuje się od tego żądania.

W przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym upoważniony pracownik, może nie podjąć działań następczych. Informacja o niepodjęciu działań następczych z podaniem uzasadnienia przekazywana jest sygnaliście. W razie kolejnego zgłoszenia - pozostawiana jest bez rozpatrzenia; o tym fakcie nie informuje się sygnalisty.

4.    Informacja zwrotna dla sygnalisty

Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty, 6 miesięcy - od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;

Informacja zwrotna powinna zawierać informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

5.    Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Organ gwarantuje, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1. 1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
   2. zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej RODO lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego, przygotowawczego i sądowo-administracyjnego.

6.    Zasady przetwarzania danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjmowaniem i procedowaniem zgłoszeń zewnętrznych jest Wójt Gminy Sarnaki.

Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych, przekazuje się szczegóły dot. tego przetwarzania, w myśl postanowień art. 13 lub art. 14 ust. 1-3 RODO, chyba że istnieje możliwość odstąpienia od tego obowiązku, zgodnie z postanowieniami art. 14 ust. 5 RODO.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

W przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych są przetwarzane do czasu zakończenia toczących się postępowań.

Przyjęcie i obsługę zgłoszeń Sygnalisty wykonują wyłącznie upoważnieni pracownicy.

Treść klauzuli informacyjnej dla sygnalisty zawiera Załącznik Nr 3 do Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy Sarnaki.

7.    Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Działania następcze podjęte przez Organ polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych.

W przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym upoważniony pracownik, może nie podjąć działań następczych. Informacja o niepodjęciu działań następczych z podaniem uzasadnienia przekazywana jest sygnaliście. W razie kolejnego zgłoszenia - pozostawiana jest bez rozpatrzenia; o tym fakcie nie informuje się sygnalisty.

8.    Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej

W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osobie powiązanej z sygnalistą zakazane jest stosowanie działań odwetowych.

9.    Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Organ zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że naruszono konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela. 

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

tel. centrali: (22) 55 17 700

fax: (22) 827 64 53 

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

Dane kontaktowe Zespołu do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich:

1. 1. adres korespondencyjny: Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa
   2. Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499