Załatwianie spraw w urzędzie

Sposób załatwiania spraw, kolejność ich załatwiania lub rozstrzygania

Podstawowym aktem prawnym określającym tryb przyjmowania i załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Sposób przyjmowania i załatwiania spraw dotyczących skarg i wniosków określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

Sprawy osób realizujących prawo dostępu do informacji publicznej rozpatrywane są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Zgodnie z art. 14 K.p.a sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, doręczonego środkami komunikacji publicznej.

Sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawa nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia sprawy powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.

Zgodnie z obowiązującym w Urzędzie obiegiem korespondencji każda przesyłka (w wersji papierowej, elektronicznej) rejestrowana jest w rejestrze przesyłek wpływających. Po dokonaniu dekretacji, sprawa zostaje przekazana do dalszego załatwienia osobom określonym w zapisie dekretacyjnym, odpowiedzialnym za jej rozpatrzenie.

Na żądanie osoby wnoszącej pismo pracownik sekretariatu poświadcza przyjęcie dokumentu na kopii.

Informacja o stanie przyjmowania spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania

Sprawy wpływające do Urzędu Gminy w Sarnakach są załatwiane bez zbędnej zwłoki, według kolejności wpływu i zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 7 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 Kodeks postępowania administracyjnego. O stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania można się dowiedzieć bezpośrednio w Urzędzie Gminy w Sarnakach.

Terminy załatwienia spraw

Zgodnie z art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego:

1. organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki,
2. niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza organ,
3. załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania,
4. przepisy szczególne mogą określać inne terminy niż określone w pkt 3,
5. do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 K.p.a lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy (art. 36 K.p.a.)  
Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej, zaś wniesionego drogą elektroniczną jest dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego tego organu.

Wymagane dokumenty

1. przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty należy do niego dołączyć,
2. przedłożenie kompletu niezbędnych dokumentów jest warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy,
3. jeżeli sprawa wymaga uzupełnienia dodatkowym dokumentem będącym w Urzędzie, ale na innym stanowisku pracy, to czynności te wykonuje pracownik,
4. szczegółowych informacji na powyższy temat udzielają pracownicy, zajmujący się załatwieniem danego rodzaju spraw.

Opłata skarbowa

Obywatel ma prawo do uzyskania od pracownika informacji o odpłatności związanej z dokonaniem danej czynności urzędowej (podlega/nie podlega opłacie, zwolniona z opłaty) jeżeli podlega o jej wysokości.

Wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki tej opłaty oraz zwolnienia, stanowi załącznik
do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

Zgodnie z art. 8 w/w ustawy zapłaty opłaty skarbowej dokonuje się w kasie właściwego organu podatkowego lub na jego rachunek.

Zapłaty opłaty skarbowej za czynności dokonane w Urzędzie Gminy Sarnaki dokonuje się:

• na konto Urzędu Gminy Sarnaki Bank Spółdzielczy w Łosicach 57 8048 0000 0000 1658 2000 0130

lub

• w kasie tut. Urzędu (pokój Nr 102) od poniedziałku do piątku w godzinach pracy.

W celu ułatwienia dostępu do usług świadczonych w Urzędzie, opracowane zostały wzory wniosków, które można znaleźć w Zakładce „Druki i wnioski” 

Numery telefonów poszczególnych stanowisk pracy dostępne są na stronie internetowej w Zakładce „Struktura organizacyjna”

Pracownicy przyjmują interesantów w godzinach pracy: od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30-15:30

Wszelką korespondencję można składać wyłącznie przez następujące kanały komunikacji w Urzędzie:

• osobiście w siedzibie Urzędu pok. 106 (I piętro),
• listownie na adres: Urząd Gminy Sarnaki, ul. Berka Joselewicza 3, 08-220 Sarnaki,
• pocztą elektroniczną na adres: gmina@sarnaki.pl,
• poprzez skrzynkę e-Doręczeń / AE:PL-33209-47688-BUGDH-21