Rejestry i ewidencje

Informacja o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych

REJESTRY I EWIDENCJE 

WYKAZ PROWADZONYCH REJESTRÓW I EWIDENCJI 

• Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym z dnia 27 września 2005 r. (Dz. U. z 2018 r., poz. 29), dane zgromadzone w rejestrze udostępnia się na warunkach, w sposób, w zakresie i w terminie określonym w przepisach, na których podstawie jest prowadzony rejestr.
• W przypadku gdy przepisy, na których podstawie jest prowadzony rejestr, nie określają terminu udostępnienia danych, dane udostępnia się nie później niż w terminie 14 dni od dnia doręczenia wniosku o ich udostępnienie.
• Dane zgromadzone w rejestrach publicznych Urzędu Gminy Sarnaki udostępnia się podmiotowi publicznemu albo podmiotowi niebędącemu podmiotem publicznym, realizującym zadania publiczne na podstawie odrębnych przepisów albo na skutek powierzenia lub zlecenia przez podmiot publiczny ich realizacji na ich wniosek złożony w formie pisemnej albo elektronicznej.
• Podmiot, któremu udostępniono dane zgromadzone w rejestrze, zabezpiecza otrzymane dane przed dostępem osób nieupoważnionych lub nieuprawnioną zmianą ich zawartości oraz przed ich wykorzystaniem niezgodnym z celem, dla którego zostały uzyskane. Podmiot, któremu udostępniono dane zgromadzone w rejestrze, odpowiada za bezpieczeństwo i integralność uzyskanych danych.

Uwagi

• Dane z rejestru podlegające ochronie na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781), przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, udostępniane są wyłącznie na wniosek osoby upoważnionej.

W Urzędzie Gminy Sarnaki prowadzone jest archiwum zakładowe. W archiwum gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacją niearchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami. Poszczególne komórki organizacyjne urzędu prowadzą ewidencje, rejestry i archiwa, zgodnie ze swoim zakresem rzeczowym.

Wykaz rejestrów kancelaryjnych i ewidencji prowadzonych przez poszczególnych pracowników Urzędu Gminy w Sarnakach:

Sekretarz Gminy

• Centralny Rejestr Umów
• Rejestr zamówień publicznych
• Rejestr zarządzeń
• Rejestr oświadczeń woli spadkodawców
• Rejestr przeglądów okresowych budynków, placów zabaw i siłowi zewnętrznych
• Gminna Ewidencja Zabytków

Urząd Stanu Cywilnego

• Rejestry elektroniczne w ramach Systemu Rejestrów Państwowych – SRP:
  • Rejestr Stanu Cywilnego 
  • Rejestr PESEL (Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności) 
  • Rejestr Dowodów Osobistych 
  • Rejestr Danych Kontaktowych 
  • Rejestr Zastrzeżeń Numerów PESEL 
  • Centralny Rejestr Wyborców
• Rejestr Mieszkańców – rejestr elektroniczny
• Rejestr druków odpisów aktów stanu cywilnego
• Rejestr druków zaświadczeń 
• Rejestr szczegółowego wykorzystania druków odpisów aktów stanu cywilnego
• Rejestr szczegółowego wykorzystania druków zaświadczeń 
• Ewidencja druków publicznych – dowody osobiste

Samodzielne stanowisko ds. obsługi rady gminy:

• Rejestr uchwał
• Rejestr wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych
• Rejestr skarg i wniosków
• Rejestr wniosków i interpelacji radnych
• Rejestr akt udostępnionych

Stanowisko ds. organizacyjnych i kadr

• Rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw
• Rejestr zwolnień lekarskich
• Rejestr wypadków przy pracy
• Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków

Stanowisko ds. obsługi sekretariatu

• Rejestr kontroli
• Rejestr delegacji
• Rejestr skarg i wniosków
• Rejestr jednostek organizacyjnych Gminy Sarnaki
• Rejestr jednostek pomocniczych Gminy Sarnaki
• Rejestr instytucji kultury
• Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej
• Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci - Ewidencja Grobów
• Dziennik wykonanej dokumentacji

Stanowisko ds. obsługi informatycznej

• Ewidencja sprzętu komputerowego i oprogramowania
• Ewidencja udostępniania sprzętu służbowego

Stanowisko ds. zamówień publicznych i inwestycji

• Rejestr umów (wszystkich umów odpłatnych, bez względu na wartość, zawartych przez gminę lub na jej rzecz, w wyniku których gmina nabywa świadczenia, w tym w szczególności umów stanowiących zamówienie publiczne w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych - art. 7 pkt 32)
• Rejestr wydatków realizowanych w ramach Funduszu Sołeckiego

Stanowisko ds. podatków i opłat

• Rejestr zaświadczeń
• Ewidencja podatku od środków transportowych
• Ewidencja wymiaru podatku
• Ewidencja księgowa i egzekucyjna – rejestr elektroniczny

Stanowisko ds. realizacji budżetu

• Rejestr VAT
• Rejestr dowodów księgowych
• Ewidencja środków trwałych, pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
• Ewidencja druków ścisłego zarachowania

Stanowisko ds. gospodarki nieruchomościami

• Rejestr numerów porządkowych nieruchomości

Stanowisko gospodarki odpadami komunalnymi

• Rejestr gminnych właścicieli nieruchomości objętych systemem gospodarowania odpadami komunalnymi
• Ewidencja i naliczanie opłat za gospodarowanie odpadami

Stanowisko ds. spraw komunalnych

• Ewidencja dróg gminnych

Stanowisko ds. ochrony środowiska

• Rejestr działalności w zakresie opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych
• Rejestr działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli

Stanowisko ds. pozyskiwania środków zewnętrznych

• Ewidencja innych obiektów hotelarskich

Stanowisko ds. obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego

• Rejestr świadczeń rzeczowych Gminy Sarnaki
• Rejestr świadczeń osobistych Gminy Sarnaki
• Rejestr kobiet i mężczyzn objętych rejestracją osób do kwalifikacji wojskowej

Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych

• Rejestr dzienników, ewidencji i teczek
• Rejestr udostępniania dokumentów niejawnych

Inspektor Ochrony Danych

• Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych
• Rejestr Kategorii Czynności Przetwarzania
• Rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
• Rejestr zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych